個人情報保護方針

個人情報保護方針

当社では、お客様及び当社の事業活動に関わるすべての方々(株主様、従業員等を含み、以下総称して「ご本人様」といいます)の個人情報が、個人情報保護法並びに個人の人格尊重(プライバシー保護)の理念の下に適正かつ慎重に取扱われるべきものであり、法令遵守のみならず、個人の権利利益と密接に関わるものであるという認識に基づき、個人情報の取扱に際して以下の事項を誓約いたします。


1.個人情報の保護についての考え方

  (1)個人情報の保護に関する法律、同法についての金融分野におけるガイドライン、その他の関係法令等を遵守するとともに、一般に公正妥当と認められる個人情報の取扱に関する慣行に準拠し、適切に取扱います。また、適宜、取扱の改善に努めます。

  (2)個人情報の取扱に関する規定を明確にし、従業員等に周知徹底します。また、取引先等に対しても適切に個人情報を取扱うように要請します。

  (3)個人情報の取得に際しては、利用目的を特定して通知または公表し、その利用目的に従って個人情報を取扱います。

  (4)個人情報を取扱うに当たっては、原則として利用目的に必要な範囲内で保存期間を定め適切に管理いたします。

  (5)個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、破壊、紛失、改ざん等を防止並びに是正するため、必要な対策を講じて適切な安全管理を行うとともに、継続的な改善に努めます。

  (6)保有する個人情報について、ご本人様からの開示、訂正、削除、利用停止の依頼を所定の窓口でお受けして、誠意をもって対応します。また、個人情報についてのご本人様からの苦情、若しくは相談についても、専用の窓口を設け誠意を持って対応します。


2.情報の収集方法

当社では、充分な安全保護措置を講じたうえで、主に申込書・告知書・資料請求ハガキ等でお尋ねした情報を収集しています。
また当社ではインターネット・電話などの電子通信機器を用いてご本人様の情報を収集することがあります。
コールセンター・営業所の電話システムに、通話録音装置を接続し、顧客対応における不適格な営業トークへの事前指導・応対品質向上のために通話の記録を収集・保存・管理させて頂く場合がございます。
インターネットホームページにおいてはご本人様に対する不正なアクセスを防止するために、充分な強度のファイアウォールシステムを導入するとともに、SSL等の暗号化通信プロトコルを使用しております。


3.事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取扱に関すること

当社は、当社が営む生命保険、損害保険及び少額短期保険(以下「保険会社」といいます)の代理業、OA事業、通信事業等(以下「当社事業」といいます)において保険会社から保険募集業務の委託を受けて取得した個人情報(ご本人様のご住所・ご氏名(法人名)・ご連絡先、その他保険募集に必要な個人情報)及び、その他当社が独自に適法な手続に基づき取得した個人情報を以下に記載の目的で利用いたします。 なお、当社は、業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して必要な範囲内で個人情報を提供することがありますが、この場合、当社は当該委託先との間で個人情報の取扱に関する契約の締結をはじめ、適切な監督を実施します。

  (1)利用目的

01. 当社事業に関する取扱商品・保険商品・サービスに関する情報のご案内及び当該保険商品・サービスのご提供

02. 保険会社への見積り・資料請求の取次ぎ
03. ご本人様の確認
04. 当社事業に関する新商品・新サービスの検討、開発
05. 前号の新商品・新サービスに関する情報のご案内
06. 当社と取引のある当社グループ会社、保険会社、当社提携企業の商品・サービスに関する情報のご案内
07. 当社事業における営業・勧誘方法の研修及び適正化のための従業員教育
08. 当社事業に関する市場調査その他の調査研究
09. 経営分析のための統計数値作成及び分析結果の利用
10. 個人情報保護法に基づく開示請求等への対応、並びに個人情報の取扱に関する監視及び監査
11. CSR(企業の社会的責任)に関する活動
12. 取引先との契約関係の管理
13. 従業員等の雇用(採用も含みます)及び人事管理
14. 従業員等の福利厚生
15. 下記3(2)記載の共同利用
16. 下記3(3)、3(4)記載の目的等の第三者提供
17. その他、前各号に係る業務の遂行上必要な範囲
※上記の利用目的を変更する場合は、相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、その内容を原則として書面等により通知、または当社のホームページ等により公表します。
なお、当社に対し保険業の委託を行う保険会社の利用目的はそれぞれの会社のホームページに記載してあります。

  (2)共同利用

01. 当社は、従業員等の氏名、生年月日、性別、顔写真、家族、所属、教育研修、技能、資格、評価、職歴、学歴、キャリアプラン及び連絡先等の雇用管理に関する個人情報を、雇用及び人事管理を目的として、ニューライフ・グループ会社の間で共同利用します。
02. 当社は従業員等の福利厚生(従業員持株会、福利厚生会の案内及び管理営業等を含みます)のために、前号の個人情報をニューライフ・グループ会社の間で共同利用します。

  (3)当社グループ会社、保険会社、当社提携企業に対する提供

ご本人様の情報は、次の目的・要領で、上記当社グループ会社、保険会社、当社提携企業各社に同時に提供されます。
ご本人様が取扱を希望されない場合、当社までお申出ください。以降、お取扱を中止いたします。
「目的」ご本人様の情報は、当社グループ会社、取引企業、保険会社、当社提携企業の取扱う商品・サービスを提供するために、また、当社従業員の顧客対応における不適格な営業トークへの事前指導・応対品質向上のために各社に提供されます。
「提供される情報の種類」
当社は当社グループ会社、取引企業、保険会社、当社提携企業各社にご本人様の住所、氏名、生年月日、Eメールアドレス、性別、電話番号、希望商品、家族状況、職業を提供します。
「情報の提供方法」
ご本人様の情報は、暗号化された状態で保険会社各社及び当社提携企業へ提供されます。
「当社グループ会社、取引企業、保険会社、当社提携企業への提供停止」
ご本人様は個人情報の第三者提供の停止を求めることができます。
お問い合せ先は以下の通りです。
■株式会社ニューライフ
埼玉県さいたま市大宮区下町1丁目50番 大宮松亀ビル3F
電話: 0120-951-572(フリーダイヤル)
受付時間: 平日午前10時~午後7時まで
※土日祝祭日及び8月10日~8月17日、12月27日~1月5日を除きます。

  (4)第三者への開示・提供

当社は本方針に記載の業務委託先等への提供の場合、上記3(6)の場合、及び以下のいずれかに該当する場合を除き、個人情報を第三者へ開示または提供いたしません。
01. ご本人様の同意がある場合
02. 統計的なデータなどご本人様を識別することができない状態で開示・提供する場合
03. 法令に基づき開示・提供を求められた場合
04. 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難である場合
05. 国または地方公共団体等が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

4.情報の管理方法

当社を含むグループ会社では、個人情報管理の監督者として情報管理委員会を設立し、法令や社会環境の変化に応じた、情報管理システムの随時見直し、改善を行うとともに、個人情報の正確性、安全性、かつ透明性のある管理体制の確立に取組んでおります。
当社では、全従業員を対象に徹底した情報管理教育を実施し、法令に基づいた社内規程の熟知、管理システムの周知を徹底させると共に、役員をはじめ、一般社員、アルバイトを含む全従業員の情報管理の監視、指導に尽力します。
当社では、個人情報に関わるデータベースについてはアクセス権を有する者を限定し、不正なアクセスによる個人情報の紛失、破壊、改ざん、及び漏洩の阻止に尽力します。
当社の情報管理において、個人情報を第三者に開示、提供することはありません。
ただし、法令により開示を求められた場合または、裁判所や警察などの公的機関から開示をもとめられた場合には、ご本人様ご自身の同意なく個人情報を開示、提供することがあります。


5.監査体制の整備・充実

個人情報の保護が適切に行われているかどうかについて、社内で監査できる体制を整備してまいります。
また、アクセスログを活用した監査は、社内での個人情報漏洩者の早期発見、及び、それによる抑止効果の発揮に漏洩の未然防止に有効に考えられますので、そちらを実施します。


6.開示の手続き

当社の保有個人データに関して、ご本人様がご自身の情報の開示をご希望される場合には、お申し出頂いた方がご本人様であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で回答します。 なお、法令により開示の申し出には応じられない場合があります。


7.訂正・削除等

当社の保有個人データに関して、ご本人様の情報について訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申し出頂いた方がご本人様であることを確認したうえ、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正、追加または削除をします。


8.利用停止・消去

当社の保有個人データに関して、ご本人様の情報の利用停止または消去をご希望される場合で、以下の事項のいずれか1つに該当する場合には、お申し出頂いた方がご本人様であることを確認したうえで、原則として合理的な期間及び範囲で利用停止または消去します。

  (1)当社が、ご本人様の同意なく本方針の3に記載の利用目的の範囲を超えて個人情報を利用したとき

  (2)当社が、当該個人情報を違法または不正な方法で取得したとき

  (3)当社が、不正に第三者に個人情報を開示したとき
なお、これらの情報の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
また、労働基準法等、法令に基づき保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出に応じられない場合があります。


9.開示等の受付方法・窓口

当社の保有個人データに関する上記6.7.8のお申し出及びその他の個人情報に関するお問合せは、以下の方法にて受け付けます。 なお、この受付方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。

(1) 受付手続

下記の宛先に電話、郵便でお申込ください。受付手続についての詳細は、お申し出頂いた際にご案内申しあげますが、下記の窓口及び方法によりご本人様(または代理人)であることの確認をしたうえで、書面の交付その他の方法により、回答します。また、お申し出内容によっては、当社所定の申込書面をご提出いただく場合があります。
<<ご本人確認の方法>>
ご本人様からのお申込の場合、ご本人様であることの確認のために、以下の情報をご提出いただきます。
○電話口での確認方法 :氏名・住所・電話番号・生年月日等の当社ご登録情報の確認
○申込書面をご提出いただく際に同封いただくもの:運転免許証、パスポート、健康保険の被保険者証、外国人登録証の写しのいずれか1つ
代理人からのお申込の場合
○申込書面をご提出いただく際に同封いただくもの
・代理人であることを示す委任状
・委任状に押印されたご本人様の印鑑の印鑑証明書
・代理人の本人確認書類(ご本人様からのお申込に準ずる)
なお、ご提出いただいた証明書類等につきましては返却いたしません。

(2) 手数料

開示等の求めに対し、郵送の方法により回答した場合は、1件につき430円(郵送・簡易書類代)をご負担いただきます。
申込書類に430円分の郵便切手を同封ください。 なお、過分に頂いた場合、差額は返却いたしませんのでご了承ください。
<附則>
この個人情報保護方針は、2005年4月1日から施行します。 なお、法令・各種ガイドライン等の制定や変更等に伴い、この個人情報保護方針を変更することがあります。 方針の変更につきましては当社ホームページ上 において公表いたします。


【受付窓口】

株式会社ニューライフ
埼玉県さいたま市大宮区下町1丁目50番 大宮松亀ビル3F
電話: 0120-951-572(フリーダイヤル)
受付時間: 平日午前10時~午後7時まで
※土日祝祭日及び8月10日~8月17日、12月27日~1月5日を除きます。